Tabla de contenido
- Políticas de tratamiento de base de datos para clientes, proveedores y empleados:
- Alcance
- Definiciones
- Responsable del Tratamiento
- Encargado del Tratamiento
- Contenido de las bases de datos
- Tratamiento
- Tratamiento de los Datos Personales
- Finalidad
- Finalidad de la Recolección de los Datos Personales.
- Fecha de última actualización
Políticas de tratamiento de base de datos para clientes, proveedores y empleados:
Alcance
Esta política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos físicos que contengan Datos Personales sensibles, que sean objeto de tratamiento por Comercializadora Aya Hnos Ltda, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos.
Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i) Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
j) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
k) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
l) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
m) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
n) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
o) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
p) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Responsable del Tratamiento
Comercializadora Aya Hnos Sas es una entidad domiciliada en Bogotá D.C - Colombia, constituida mediante escritura pública con NIT 830.013.170-1, y los datos de contacto son los siguientes:
● Dirección oficinas: Carrera 27 No. 12ª - 45
● Teléfono: 7452985
● Correo electrónico: info@mueblesaya.com
Encargado del Tratamiento
Los Encargados del Tratamiento de los datos personales en la ENTIDAD son los siguientes:
● Victor Raul Aya Toro - Teléfono: 7452985
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de Comercializadora Aya Hnos Ltda se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la entidad puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, Comercializadora Aya Hnos Sas podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
Velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
Tratamiento de los Datos Personales
Los datos personales que serán recolectados e incluidos en la base de datos se limitarán a los datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual serán recolectados, y son los siguientes:
a) Hoja de Vida
b) Certificados de educación o constancia de estudios.
c) Certificados médicos, dato sensible
d) Referencias personales y profesionales.
e) Constancia de empleos anteriores
f) Información respecto al desempeño del trabajador
g) Datos de contacto en caso de emergencia
h) Datos estructura familiar (hijos, conyugues, padres, etc.)
i) Información sociodemográfica.
Finalidad
La información recolectada por Comercializadora Aya Hnos Sas tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre la empresa y los titulares. Además, la entidad guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales.
La información sobre clientes, usuarios actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter civil y comercial.
Comercializadora Aya Hnos Sas podrá hacer uso de los datos personales para:
• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales
• Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
• Formar expedientes laborales.
• Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
• Evaluar la calidad del servicio
• Soportar procesos de auditoría interna o externa
• Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el
aviso de privacidad respectivo, según sea el caso
• Enviar información solicitada por entidades gubernamentales y por los clientes.
Finalidad de la Recolección de los Datos Personales.
Los datos personales relacionados en el artículo anterior serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de Comercializadora Aya Hnos Sas.
a) Verificar y confirmar la identidad del trabajador.
b) Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral entre el trabajador y la empresa
c) Para el control interno de aptitudes laborales.
d) Elevar la calidad de las relaciones laborales de la empresa con sus trabajadores
e) Enviar información solicitada por entidades gubernamentales y por los clientes.
Fecha de última actualización
25 de mayo de 2025











